关于知识产权管理体系认证要求的告客户书

尊敬的获证组织：

      国家认证认可监督管理委员会（CNCA）于2026年6月5日正式发布了《知识产权管理体系认证规则》(CNCA-IPMS-01:2026（以下简称《规则》），并于2026年9月1日起正式实施。该规则是知识产权管理体系（以下称IPMS）认证活动的基本依据和底线要求，也是地方认证监管部门对获证组织及认证机构认证监管的重要依据。

      为确保贵组织认证证书的持续有效并符合《规则》的要求，现将相关的重点内容通告如下：

一、主要变化内容摘要

（一）认证申请阶段

1. 认证申请条件（《规则》5.1.2）

提出认证申请时，认证委托人应具备以下条件：

(1) 取得合法主体资格，并处于有效期内；

(2) 取得相关法律法规规定的行政许可（适用时），并处于有效期内；

(3) 拥有与主营业务相关的知识产权，并按认证标准建立IPMS，且运行满三个月；

(4) 因获证组织自身原因被原发证机构暂停、注销或撤销IPMS认证证书已满一年（适用时）;

(5) 原IPMS认证证书发证机构被国家认监委撤销IPMS认证资质已满三个月（适用时）;

(6) 当前未被行政监管部门责令停产停业整顿；

(7) 当前未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”发布的严重违法失信名单；

(8) 一年内未发生被司法机关或行政机关认定为侵害他人知识产权的事件；

(9) 一年内未受到与知识产权相关的行政处罚；

(10) 其他应具备的条件。

2. 认证申请需提交的信息和文件资料（《规则》5.1.3）

 认证申请需提交的信息和文件资料中特别需要注意以下资料的提交：

(1) 认证申请，包括认证委托人的名称、地址、认证依据的标准、申请的认证范围、认证范围内人员数量及影响体系有效性的外包过程；

(2) 法律地位的证明文件，当 IPMS 覆盖多个法律实体时，应提供每个法律实体的法律地位证明文件；

(3) 申请认证范围所涉及的知识产权管理法律法规要求的行政许可文件、资质证书等；

(4) 申请认证范围所涉及的知识产权的数量、类型、法律状态、权利归属信息等；

(5) 组织机构及职责；

(6) 生产/服务的流程、班次及轮班情况和季节性信息，所识别的任何适用的知识产权有关的法律义务；

(7) IPMS 运行满三个月的证据；

(8) 一年内所发生的知识产权纠纷（适用时）；

(9) 其他需要提供的文件。

（二）认证合同签署、费用支付及相关责任（《规则》5.3）

明确了认证费用的支付要求以及认证委托人/申请组织额外的责任：

1. 合同签署和费用支付（《规则》5.3.1）

认证机构应与每个认证委托人（注：即申请认证的组织）签订具有法律效力的认证合同。认证委托人应向认证机构直接支付认证费用，不得通过第三方支付。认证委托人的上级单位（如认证委托人所属的集团公司、事业单位、社会团体或机关）或下级单位向认证机构支付费用是可接受的形式。

2. 认证委托人应承担的法律责任（《规则》5.3.3、5.3.4）

认证委托人应遵守认证程序要求，应如实提供相关材料和信息，配合认证行政监管部门的监督检查，通过 IPMS 认证后持续有效运行 IPMS，在广告、宣传等活动中正确使用认证证书、认证标志和有关信息及时向认证机构通报IPMS及认证申请条件的变更情况，并承担选择的认证机构资质被撒销而带来的认证活动终止、认证证书无法使用的风险。

（三）审核安排要求（《规则》5.4.1.4，5.4.5.2，5.5.1，5.6.1, 5.7.2，5.8.2，5.9.2）

1. 认证审核应在认证委托人的现场实施，包括初次认证审核以及认证周期内的每年度的监督审核、再认证审核和特殊审核。（《规则》5.5.1）

2. 现场审核应在认证委托人生产或服务正常运行时进行。（《规则》5.4.5.2）

3. 初审审核：初次认证审核应分为两个阶段实施：第一阶段审核和第二阶段审核。两个阶段审核时间间隔最短不应少于5日，最长不应超过6个月。（《规则》5.6.1）

4. 监督审核：初次认证及再认证后的第一次监督审核应在认证证书签发之日起12个月内进行。此后，监督审核间隔不应超过12个月。第二次监督审核应在认证证书签发之日起24个月内进行。每次监督审核应尽可能覆盖认证范围内的典型产品/服务及核心知识产权获取、维护、运用、保护等过程，并确保在认证证书有效期内的监督审核覆盖认证范围内的所有典型产品/服务及核心知识产权获取、维护、运用、保护等过程。（《规则》5.4.1.4、5.4.1释义、5.7.2）

5. 再认证审核：再认证审核应在获证组织现场进行，并应在认证证书到期前完成。不能在认证证书到期前完成现场审核的，认证机构应按初次认证开展认证活动。（《规则》5.8.2、5.8释义）

6. 提前较短时间通知的审核：为调查投诉、知识产权纠纷，对变更做出回应或对被暂停的客户进行追踪，可能需要在提前较短时间或不通知获证组织的情况下进行审核。（《规则》5.9.2）

（四）审核时间 （《规则》5.4.2、附录B）

1. 审核时间以“人日”计，1人日为8小时，不应通过增加工作日的工作小时数以减少审核人日数。如果认证委托人工作日实际工作时间不足8小时，则应延长现场审核天数以满足审核时间要求。

2. 认证委托人一年内存在知识产权纠纷的，不得减少审核时间。（《规则》5.4.2.3）

（五）审核实施过程（《规则》5.5）

1. 首末次会议的参与要求（《规则》5.5.3）

   认证委托人的最高管理者、IPMS 相关职能部门负责人应参加首末次会议，认证机构应保留首末次会议签到记录、图片/音像证明材料。认证委托人的最高管理者不能参加首、末次会议的，应由获得书面授权的其他高级管理层成员参会，审核组应记录最高管理者缺席理由。

2. 最高管理者的审核重点（《规则》5.5.4）

审核组应通过面对面访谈等形式，对认证委托人的最高管理者在IPMS中发挥领导作用的情况进行重点审核，并保留现场图片/音像、审核记录等证明材料。最高管理者不熟悉组织自身的知识产权方针、知识产权目标，未亲自参与并推动IPMS实施的，认证审核应不予通过。

3. 审核终止情况（《规则》5.5.5）

(1) 认证委托人对审核活动不予配合，审核活动无法进行；

(2) 认证委托人的最高管理者或经授权的高级管理层成员缺席首、末次会议；

(3) 认证委托人实际情况与申请材料有重大不一致；认证委托人实际情况与申请材料有重大不一致，是指认证委托人实际情况（如认证委托人的组织机构、场所、活动、认证范围内人员数量、产品和服务类型、管理体系运行时间等）与本规则要求的申请材料不一致，导致审核组无法按原来的策划开展审核活动。

(4) 认证机构通过第一阶段审核发现相关申请信息和文件资料存在虚假情况的，应终止认证活动。

(5) 其他导致审核程序无法完成的情况。

（六）认证证书

1. 认证证书的有效期（《规则》6.2.1、6.2.3）

   认证证书的有效期最长为3年。本规则实施后（2026年9月1日起），新签发的再认证证书有效期也不得超过3年。

   对于未能在原认证证书到期前完成再认证决定的，获证组织的IPMS认证证书到期后自动失效，直至获得新签发的再认证证书，新签发的再认证证书的终止日期不超过上一认证周期终止日期再加3年。

2. 认证证书编号规则（《规则》附录C）

认证证书编号由认证机构代码、发证年份号、IPMS简写、顺序号、认证周期、认可机构代码和子证书号构成。

（七）获证后保持（《规则》5.3.4）

获证组织应遵守认证程序要求，如实提供相关材料和信息，通过IPMS认证后持续有效运行IPMS，配合认证行政监管部门的监督检查，在广告、宣传等活动中正确使用认证证书、认证标志和有关信息，及时向认证机构通报IPMS及“认证申请条件”中条件的变更情况，承担选择的认证机构资质被撤销而带来的认证证书无法使用的风险。

（八）认证记录保存（《规则》10.5）

获证组织应留存认证证书有效期内相应的认证记录，至少包括：

（1）认证合同；

（2）审核计划；

（3）首、末次会议签到表；

（4）不符合报告及原因分析和纠正措施；

（5）审核报告；

（6）暂停、撤销通知（适用时）。

（九）认证证书的暂停、撤销和注销（《规则》7.2、7.3、7.4）

1. 认证证书的暂停（《规则》7.2）

   获证组织有以下情形之一的，认证机构应在调查核实后5日内暂停其认证证书，并保留相应证据：

(1) IPMS持续或严重不满足认证要求的，包括IPMS文件与实际业务运作严重脱离；

(2) 存在知识产权禁止性行为或不满足知识产权适用的法律法规要求，且未采取有效纠正措施的；

(3) 受到与知识产权相关的行政处罚，且尚未完成整改的；

(4) 拒绝配合市场监管部门的认证执法监督检查，或者提供虚假材料或信息的；

(5) 持有的与IPMS范围有关的行政许可文件、资质证书等过期失效的；

(6) 不能按照规定的时间间隔接受监督审核的；

(7) 未按相关规定正确引用和宣传获得的认证证书和有关信息，包括认证证书和认证标志的使用；

(8) 不承担、履行认证合同约定的责任和义务的；

(9) 被有关行政监管部门责令停产停业整顿的；

(10) 发生与知识产权相关重大舆情的；

(11) 主动请求暂停的；

(12) 监督审核时发现的严重不符合的纠正措施未能在3个月内完成验证的；

(13) 其他应暂停认证证书的。

2. 认证证书的撤销（《规则》7.3）

   规则明确了撤销的认证证书失效，且不可恢复。明确了获证组织有以下情形之一的，认证机构应在获得相关信息并调查核实5日内撤销其认证证书，并保留相应证据：

（1） 被注销或撤销法律地位证明文件的；

（2） 被“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”列入严重违法失信名单的；

（3） 认证证书的暂停期限已满，但导致暂停的问题未得到解决或有效纠正的；

（4） 发生被司法机关或行政机关认定为侵害他人知识产权的事件；

（5） IPMS没有运行或者已不具备运行条件的；

（6） 其他应撤销认证证书的。

3. 认证证书的注销（《规则》7.4）

   获证组织主动申请不再保持认证证书时，认证机构应确认在不存在暂停或撤销情形后，注销其认证证书，并保留相应证据。

二、对贵组织的建议与要求

   《规则》是认证活动必须遵守的法规性文件，对认证机构和认证客户均提出了更加明确和细化的要求。

   请拟申请IPMS认证的客户以及IPMS获证客户高度重视，组织相关人员进行学习，充分了解认证工作的合规要求和风险，积极完善体系运行，提升人员能力，确保知识产权管理体系持续满足新版规则要求。并提前与认证机构联系安排认证事宜，以免造成认证证书的暂停、撤销，以及在地方认证监管部门中产生的监管处罚。

三、《规则》的有关要求的落实

   为有效贯彻《规则》，我们将有序更新相关认证信息，包括但不限于：认证合同、认证证书模板、其他可能使用的文件。

 关于认证证书编号规则的变更，我们将结合监督审核/再认证审核为获证组织更换认证证书。

   随函附上《知识产权管理体系认证规则》（CNCA-IPMS-01:2026）及其释义文件，敬请详细查阅。如有任何疑问，可随时与我机构总部及各分支机构联系。

  同时，感谢贵组织一直以来的信任与支持！

附件：

1.《知识产权管理体系认证规则》（CNCA-IPMS-01:2026）

2. 《知识产权管理体系认证规则》释义

新世纪检验认证有限责任公司

2026年8月20日